Osnovno pravilo je preprosto: delodajalec mora zaposlenemu povrniti stroške, ki nastanejo v zvezi z delom.
Pravica do teh povračil izhaja iz delovnopravne zakonodaje, predvsem iz Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1).
ZDR-1 določa, da ima delavec pravico do naslednjih, najbolj tipičnih povračil stroškov, povezanih z delom:
- povračila stroškov za prehrano med delom (malica),
- povračila stroškov prevoza na delo in z dela,
- povračila stroškov na službenih poteh
- ter nadomestila za delo na domu.
Pomembno pa je razumeti, da zakon določa pravico, ne pa tudi višine teh povračil. Višina je praviloma določena v kolektivnih pogodbah, v določenih primerih pa tudi s podzakonskimi akti. V praksi so pogosti primeri, ko delodajalci višino povračil določajo tudi z internimi akti. V teh primerih pa morajo biti pozorni na spoštovanje pravil delovno pravne hierarhije – interni akt ne sme biti v nasprotju z ZDR-1, kolektivno pogodbo ali podzakonskim aktom oz. lahko višino povračil stroškov določi za zaposlene le ugodneje. Na temo določanja višine povračil stroškov z internim aktom je bila izdana tudi pomembna sodba Vrhovnega sodišča VIII Ips 26/2022.
Pri določitvi višine povračil stroškov se v praksi pojavi prva pomembna posebnost – zakonodaja s področja delovnih razmerij in davčna zakonodaja nista ista stvar. Razlika med delovnopravnim in davčnim vidikom pa je najpogostejši vir zmede in težav v praksi.
V praksi delodajalci pogosto enačijo:
▪ koliko morajo zaposlenemu izplačati (delovnopravni vidik) in
▪ koliko lahko izplačajo neobdavčeno (davčni vidik).
Kar pa ni nujno vedno isto. Delodajalec lahko na primer v internem aktu določi višje povračilo, kot ga priznava davčna zakonodaja, vendar mora v tem primeru razliko obdavčiti kot dohodek iz delovnega razmerja.
Z davčnega vidika velja splošno pravilo: povračila stroškov so načeloma obdavčena, razen če izpolnjujejo pogoje za neobdavčeno izplačilo. Te pogoje in maksimalne zneske določa posebna uredba (t. i. davčna uredba), ki temelji na Zakonu o dohodnini (ZDoh-2). Nadalje je treba preveriti še obravnavo z vidika prispevkov za socialno varnost. Ali so povračila stroškov obremenjena s prispevki za socialno varnost ali ne, pa določa t. i. socialna zakonodaja (ZPIZ-2 itd.).
Kaj to pomeni v praksi?
Če poenostavimo:
- Zakon o delovnih razmerjih pove, ali nekaj pripada zaposlenemu,
- davčna zakonodaja pove, ali bo to obdavčeno,
- zakonodaja, ki ureja obračun prispevkov za socialno varnost, pa določi, ali bo to obremenjeno s prispevki.
Na kaj je potrebno biti še posebej pozoren?
V praksi se ponavljajo predvsem naslednje težave:
- delodajalci nimajo jasno določenih internih pravil (ali pa jih ne upoštevajo dosledno oziroma niso skladna z zakonodajo),
- povračila se izplačujejo “na pamet” oziroma pavšalno, brez podlage,
- delovnopravni in davčni vidik se obravnavata kot eno in isto,
- dokumentacija (evidence, izračuni, podlage) je pomanjkljiva.
Za varno in pravilno ravnanje v letu 2026 so ključni:
- jasno ločevanje med pravico zaposlenega in davčno obravnavo,
- urejeni interni akti,
- ter dosledno dokumentiranje.
Povračila stroškov so na prvi pogled enostavna, v resnici pa gre za področje, kjer se hitro pojavijo napake – predvsem zaradi mešanja pravil z različnih področij.
Povračilo prehrane med delom – evidenca je ključna (in pogosto problematična)
Povračilo stroškov za prehrano med delom je na prvi pogled enostavno, vendar se v praksi hitro zaplete, predvsem kadar delodajalci ne vodijo evidenc o prisotnosti zaposlenih na delu ali kadar so te evidence površne. Pravica do povračila prehrane je vezana na dejansko prisotnost na delu, kar se v primeru davčnega inšpekcijskega nadzora dokazuje z verodostojno evidenco delovnega časa, iz katere jasno izhaja, kdaj je bil delavec prisoten na delovnem mestu in tudi, koliko časa.
Prevoz na delo in z dela
Po veljavni davčni uredbi se lahko povračilo prevoza v zasebnem sektorju neobdavčeno izplača na podlagi kilometrine, in sicer v višini 0,21 EUR za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem delavca in krajem opravljanja dela, pod pogojem, da razdalja znaša vsaj 1 kilometer. Razdalja se določi za vsako posamezno pot posebej in se zaokrožuje na polne kilometre.
Pomembno je poudariti, da tako izračunan znesek ne predstavlja nujno pravice delavca, temveč zgolj zgornjo mejo, do katere se lahko povračilo izplača neobdavčeno. Dejanska višina povračila je še vedno odvisna od kolektivne pogodbe ali internega akta delodajalca.
Dodatno davčna uredba določa tudi varovalko v obliki fiksnega neobdavčenega zneska – delodajalec lahko mesečno izplača 140 EUR neobdavčenega in s prispevki neobremenjenega povračila, če delavec za to izpolnjuje pogoje (vsaj 1 km razdalje in prisotnost na delu vsaj en dan v mesecu).
V praksi se največ napak pojavlja na dveh ključnih točkah:
- Evidenca prisotnosti na delu: povračilo prevoza je vezano na dejanski prihod na delo. Če evidence niso ustrezne ali se povračilo izplačuje pavšalno (ne glede na dejansko prisotnost), lahko to vodi v davčno nepravilno obravnavo.
- Določitev kraja, od koder delavec prihaja na delo: vprašanje »običajnega prebivališča« je pogosto sporno. Delavci lahko dejansko prihajajo na delo z druge lokacije, kot je formalno prijavljeno prebivališče, kar vpliva na pravilnost izračuna kilometrine. Na to področje dodatno vpliva tudi sodna praksa, ki nakazuje širše razumevanje pojma prebivališča.
Delo na domu – pavšali pod drobnogledom
Pravica delavca do nadomestila za uporabo lastnih sredstev pri delu na domu je določena na podlagi 70. člena Zakona o delovnih razmerjih – ZDR-1, ki v drugem odstavku določa, da se višina nadomestila določi s pogodbo o zaposlitvi. ZDR-1 tako zahteva, da je pravica do tega nadomestila urejena oziroma določena v pogodbi o zaposlitvi.
Od 1. 1. 2023 dalje se je precej poenostavila davčna obravnava tega nadomestila, saj je zakonodaja prinesla poenostavljeno določanje najvišjega neobdavčenega in s prispevki neobremenjenega zneska tega nadomestila. Za izplačila od 1. 1. 2023 tako velja, da se v davčno osnovo (in tudi v osnovo za obračun prispevkov za socialno varnost) ne všteva višina 0,20 % zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Sloveniji, preračunane na mesec, za vsak dan dela na domu. Od 24. 2. 2026 dalje tako znaša dnevno neobdavčeno nadomestilo za vsak dan dela na domu 5,07 EUR.
S to zakonsko poenostavitvijo so v praksi odpadle številne težave, ki so bile pred tem vezane na določitev dejanskih stroškov, iz katerih se je izračunaval znesek neobdavčenega povračila.
Posebnost se ohranja pri poročanju izplačanega neobdavčenega in s prispevki neobremenjenega nadomestila, saj se to nadomestilo ne poroča na REK-O obrazcu, ampak je predpisano poročanje enkrat letno, in sicer za celo preteklo leto, najkasneje do 31. 1. tekočega leta (npr. za leto 2026 bo rok za poročanje 31. 1. 2027).
V primeru obdavčljivega in s prispevki obremenjenega zneska nadomestila za delo na domu pa je zahtevano poročanje na REK-O obrazcu, in sicer s posebno VD 1111.
Službene poti – dokumentacija odloča o davčni usodi
Pri službenih poteh ostaja ključna ustrezna dokumentacija: potni nalog, dokazila o stroških in jasen poslovni namen poti. V praksi ostaja najpogostejša težava pomanjkljiva ali prepozna dokumentacija, ki v primeru davčnega inšpekcijskega nadzora »povzroči« dvom inšpektorja v dejanski obstoj opravljene službene poti. V tem delu je ključen dokazljiv obstoj dejanskega poslovnega razloga opravljene poti. Pomembno je, da je potni nalog izdan pred začetkom službene poti in da opis namena službene poti, skupaj s podporno dokumentacijo, jasno izkazuje poslovni namen.
Povračila stroškov se poročajo prek REK obrazcev, kjer je pomembno ločevanje med neobdavčenimi in obdavčenimi zneski. V praksi delodajalci pogosto naredijo napako, ko presežke nad dovoljenimi zneski sicer izplačajo, vendar jih ne vključijo pravilno v davčno osnovo
Na področju povračil stroškov večina delodajalcev ne dela velikih sistemskih napak, temveč manjša, ponavljajoča se odstopanja: nepravilne in pomanjkljive evidence, zakonsko neusklajeni pravilniki ali poenostavljeni pavšali.
Prav ta “siva cona” pa je pogosto razlog za dodatne davčne obveznosti ob nadzoru. Zato je v letu 2026 ključno, da delodajalci ne sledijo le zakonodaji na papirju, temveč tudi dejanskemu stanju v praksi – z jasno dokumentacijo, internimi pravili in rednim preverjanjem skladnosti.
Povzeto po SAOP: avtorica prispevka – Irena Kamenščak
