Pogodba o zaposlitvi mora biti sklenjena v pisni obliki in vsebovati sestavine, ki jih določa Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). Med njimi so podatki o delovnem mestu, datumu nastopa dela, delovnem času, plači, dopustu in odpovednih rokih. Delodajalec mora delavcu pisni predlog pogodbe praviloma izročiti tri dni pred predvideno sklenitvijo, podpisano pogodbo pa ob njeni sklenitvi.
Čeprav podjetja pogosto uporabljajo že pripravljene vzorce, jih je treba prilagoditi dejanskim pogojem zaposlitve in veljavni zakonodaji. Posebej pozorna morajo biti pri zaposlovanju za določen čas, določanju poskusnega dela ter urejanju pravic, ki jih določajo kolektivne pogodbe.
Kaj mora torej vsebovati pogodba o zaposlitvi in kaj mora delodajalec urediti, preden novi zaposleni začne delati?
Kaj je pogodba o zaposlitvi?
Pogodba o zaposlitvi je pravna podlaga za sklenitev delovnega razmerja med delavcem in delodajalcem. Določa pogoje opravljanja dela ter temeljne pravice in obveznosti obeh pogodbenih strank.
Njeno vsebino ureja predvsem Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), upoštevati pa je treba tudi druge predpise, zavezujoče kolektivne pogodbe in veljavne splošne akte delodajalca.
Pogodba je praviloma sklenjena za nedoločen čas. Zaposlitev za določen čas je izjema, za katero mora obstajati zakonsko dopusten razlog.
S pogodbo se lahko dogovorita tudi polni ali krajši delovni čas. Vendar krajši delovni čas sam po sebi ne pomeni, da mora biti pogodba sklenjena za določen čas.
Pomembno je še, da podpis pogodbe in nastop dela nista nujno na isti dan. Delavec jo lahko podpiše vnaprej, pravice in obveznosti iz opravljanja dela pa se praviloma začnejo uresničevati z dogovorjenim dnem nastopa dela.
Katere so obvezne sestavine pogodbe o zaposlitvi?
Obvezne sestavine določa 31. člen ZDR-1. Pri pripravi dokumenta je pomembno, da podjetje ne spregleda nobenega od predpisanih področij.
Podatki o zaposlenem, delodajalcu in delovnem mestu
Pogodba mora najprej vsebovati podatke o pogodbenih strankah z navedbo prebivališča delavca oziroma sedeža delodajalca.
Določena morata biti tudi datum nastopa dela ter naziv delovnega mesta oziroma vrsta dela s kratkim opisom nalog.
Opis dela naj bo dovolj jasen, da je razvidno, za katere naloge se delavec zaposluje. Splošna navedba, da bo opravljal vsa dela po navodilih delodajalca, ne more nadomestiti ustrezne opredelitve delovnega mesta.
Navesti je treba še kraj opravljanja dela. Če točni kraj ni določen, zakon predvideva, da delavec delo opravlja na sedežu delodajalca.
Pogodba mora določati tudi, ali se sklepa za določen ali nedoločen čas. Pri zaposlitvi za določen čas je treba opredeliti še razlog zanjo in način izrabe letnega dopusta.
Delovni čas, plača in druge pravice
V pogodbi mora biti navedeno, ali bo delavec zaposlen za polni ali krajši delovni čas. Določiti je treba tudi dnevni oziroma tedenski delovni čas in njegovo razporeditev.
Posebej pomembno je določilo o osnovni plači. Njen znesek mora biti naveden v evrih, pogodba pa mora urejati tudi morebitna druga plačila.
Navedeni morajo biti podatki o dodatkih in drugih sestavinah plače, plačilnem obdobju, plačilnem dnevu ter načinu izplačevanja.
Pogodba mora določati tudi letni dopust oziroma način njegovega določanja in dolžino odpovednih rokov.
Pri pripravi teh določil je treba upoštevati, da plača ni enaka povračilom stroškov prehrane in prevoza na delo. Prav tako osnovna plača ni nujno enaka celotnemu izplačilu, ki ga zaposleni prejme posamezni mesec.
Usposabljanje, kolektivne pogodbe in druge obveznosti
Med obveznimi sestavinami je tudi določilo o usposabljanju, ki ga zagotovi delodajalec. Ta zahteva je bila dodana z novelo ZDR-1D, ki je začela veljati novembra 2023.
Pogodba mora navesti še kolektivne pogodbe, ki zavezujejo delodajalca, oziroma splošne akte, ki določajo pogoje dela zaposlenega.
Vključiti je treba tudi druge pravice in obveznosti, kadar tako določa ZDR-1.
Zakon pri nekaterih sestavinah dopušča sklicevanje na veljavne zakone, kolektivne pogodbe oziroma splošne akte delodajalca. To med drugim velja za določena vprašanja razporeditve delovnega časa, dodatkov, dopusta, odpovednih rokov in usposabljanja.
Vendar takšno sklicevanje ni dovoljeno za vse obvezne sestavine. Zlasti znesek osnovne plače in bistvene podatke o zaposlitvi je treba ustrezno opredeliti v sami pogodbi.
Pogodba o zaposlitvi za nedoločen ali določen čas
Najpomembnejša razlika je v trajanju zaposlitve.
Pogodba za nedoločen čas nima vnaprej določenega datuma prenehanja. Pogodba za določen čas pa je povezana z določenim obdobjem, opravljenim delom ali trajanjem razloga, zaradi katerega je bila sklenjena.
Kdaj je dovoljena pogodba za določen čas?
ZDR-1 določa primere, v katerih je zaposlitev za določen čas dopustna. Med najpogostejšimi so nadomeščanje začasno odsotnega delavca, začasno povečan obseg dela, sezonsko delo in določena projektna dela.
Pri tem ni dovolj, da delodajalec želi najprej preveriti, ali se bo novi zaposleni izkazal za primernega.
Za tak namen je mogoče pod predpisanimi pogoji dogovoriti poskusno delo. Samo preverjanje primernosti delavca pa ni splošen zakonski razlog za sklenitev pogodbe za določen čas.
Razlog za določen čas mora biti naveden v pogodbi in mora ustrezati dejanskim okoliščinam zaposlitve.
Koliko časa lahko traja zaposlitev za določen čas?
Za opravljanje istega dela je sklepanje ene ali več zaporednih pogodb za določen čas praviloma omejeno na dve leti.
Zakon določa izjeme, med drugim pri nadomeščanju začasno odsotnega delavca in pri določenem projektnem delu, ki traja več kot dve leti.
Pri presoji ni odločilno samo število podpisanih pogodb. Pomembni so tudi dejanska vsebina dela, razlog zaposlitve in trajanje morebitnih prekinitev.
Če je pogodba za določen čas sklenjena v nasprotju z zakonom ali delavec ostane na delu tudi po poteku časa, za katerega je bila sklenjena, lahko nastopijo posledice, ki jih ZDR-1 določa za zaposlitev za nedoločen čas.
Podrobnejši pregled dopustnih razlogov je objavljen tudi na državnem portalu eUprava.
Kako se v pogodbi določi poskusno delo?
Poskusno delo ni obvezno pri vsaki zaposlitvi. Delavec in delodajalec se lahko zanj dogovorita v pogodbi o zaposlitvi.
Po 125. členu ZDR-1 lahko traja največ šest mesecev. Če je dogovorjeno v pogodbi za določen čas, mora biti njegovo trajanje sorazmerno trajanju pogodbe in naravi dela.
Če stranki skleneta novo zaporedno pogodbo za določen čas za isto delo, ta ne sme ponovno vključevati poskusnega dela.
Poskusno delo je mogoče podaljšati zaradi začasne odsotnosti z dela.
Delodajalec naj že pri pripravi pogodbe razmisli, kako bo spremljal opravljanje dela in na katerih merilih bo temeljila njegova ocena.
Pri tem mora upoštevati tudi predpisana pravila za morebitno odpoved pogodbe zaradi neuspešno opravljenega poskusnega dela.
Kako pravilno skleniti pogodbo o zaposlitvi?
Priprava pogodbe je samo eden od korakov zaposlovanja.
Delodajalec mora pred tem preveriti pogoje za opravljanje dela, morebitno obveznost objave prostega delovnega mesta in druge zahteve, povezane z izbiro kandidata.
Kdaj mora zaposleni prejeti pogodbo?
ZDR-1 določa, da mora delodajalec delavcu pisni predlog pogodbe praviloma izročiti tri dni pred predvideno sklenitvijo.
Pisno pogodbo mu mora izročiti ob njeni sklenitvi.
To pomeni, da podjetje priprave dokumenta ne sme preprosto preložiti na čas po začetku opravljanja dela.
Če pogodba ni sklenjena v pisni obliki, to samo po sebi še ne pomeni, da delovno razmerje ne obstaja. Delavec lahko zahteva izročitev pisne pogodbe in uveljavlja sodno varstvo.
Zato je pomembno razlikovati med obveznostjo pisne sklenitve in dejanskim obstojem delovnega razmerja.
Kdaj je treba zaposlenega prijaviti v zavarovanje?
Po sklenitvi pogodbe mora delodajalec zaposlenega prijaviti v obvezna socialna zavarovanja.
Za to se uporablja obrazec M-1, ki ga delodajalci, vpisani v Poslovni register Slovenije, vlagajo elektronsko prek sistema SPOT.
Prijava delavca mora biti vložena najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Če delavec na dogovorjeni dan iz opravičljivega razloga ne začne delati, jo je treba vložiti najpozneje na dan nastopa dela, določen v pogodbi.
Pri tem je pomembno, da se splošni osemdnevni rok za nekatere prijave v zavarovanje ne uporablja kot rok, v katerem bi lahko delodajalec naknadno prijavil zaposlenega, ki je že začel delati.
Podrobnosti so objavljene v navodilih ZZZS za prijavo v obvezna socialna zavarovanja.
Kdaj zadostuje aneks in kdaj je potrebna nova pogodba?
Pogoji zaposlitve se lahko med trajanjem delovnega razmerja spremenijo. Podjetje lahko na primer reorganizira delo, zaposlenemu ponudi drugo delovno mesto ali spremeni dogovorjeno plačo.
Vendar vseh sprememb ni mogoče urediti na enak način.
Po 49. členu ZDR-1 je ob spremembi vrste dela, kraja opravljanja dela, trajanja pogodbe ali dogovora o polnem oziroma krajšem delovnem času praviloma potrebna nova pogodba o zaposlitvi. Zakon določa tudi izjeme za nekatere posebne primere.
Druge dogovorjene spremembe, na primer spremembo osnovne plače ob nespremenjenih bistvenih pogojih zaposlitve, je praviloma mogoče urediti z aneksom.
Pomembno je, da gre za sporazumno spremembo. Delodajalec pogodbenih določil praviloma ne more enostransko spremeniti zgolj zato, ker je sprejel novo poslovno odločitev.
Pri odpovedi s ponudbo nove pogodbe pa veljajo posebni zakonski pogoji in postopek, zato tega ni mogoče enačiti z običajnim sporazumnim spreminjanjem pogodbe.
Ali je vzorec pogodbe o zaposlitvi dovolj?
Na spletu so dostopni številni vzorci pogodb. Podjetju lahko pomagajo pri pripravi osnovne strukture dokumenta, vendar jih ni priporočljivo uporabljati brez preverjanja.
Vzorec lahko vsebuje stare zakonske določbe, neustrezne odpovedne roke ali pravila, ki ne ustrezajo kolektivni pogodbi delodajalca.
Posebej pomembno je, da se določila prilagodijo konkretnemu delovnemu mestu.
Pogodba za proizvodnega delavca z izmenskim delom, pogodba za zaposlenega, ki dela od doma, in pogodba za poslovodno osebo lahko zahtevajo različno vsebino.
Praktični primer preverjanja pogodbe
Predpostavimo, da manjše podjetje zaposluje administrativnega sodelavca za nedoločen čas.
Pred podpisom preveri, ali pogodba natančno določa naziv in opis dela, kraj opravljanja dela, datum nastopa ter tedensko delovno obveznost.
Nato preveri znesek osnovne plače, določila o dodatkih, plačilni dan, način določanja dopusta in odpovedne roke.
Preveriti mora tudi, katera kolektivna pogodba ga zavezuje ter kako je v pogodbi urejeno usposabljanje, ki ga zagotavlja zaposlenemu.
Če se stranki dogovorita za poskusno delo, morata urediti tudi to določilo.
Nazadnje podjetje pravočasno izroči pisni predlog, sklene pogodbo in odda prijavo M-1 pred začetkom dela.
Takšen pregled je uporabnejši od avtomatičnega izpolnjevanja obrazca, saj podjetje prisili, da preveri dejanske pogoje zaposlitve.
Katere napake pri pogodbah o zaposlitvi so najpogostejše?
Pogoste težave nastajajo zaradi uporabe zastarelih vzorcev, nejasnega opisa dela in neustreznega razlikovanja med zaposlitvijo za določen in nedoločen čas.
Nekatera podjetja ne preverijo, katera kolektivna pogodba jih zavezuje, ali pa v dokument vključijo splošna določila, ki niso skladna z dejansko organizacijo dela.
Težave lahko povzroči tudi nejasna ureditev plače. V pogodbi mora biti razvidna osnovna plača, obenem pa morajo biti ustrezno urejeni dodatki in druga plačila.
Posebno pozornost zahteva določitev poskusnega dela, predvsem pri krajših pogodbah za določen čas.
Napaka je lahko tudi prepričanje, da podpisana pogodba sama po sebi pomeni, da so izpolnjene vse obveznosti ob zaposlitvi. Delodajalec mora pravočasno urediti še prijavo v obvezna socialna zavarovanja in druge predpisane postopke.
Kaj naj delodajalec preveri pred podpisom?
Pred sklenitvijo pogodbe je koristno opraviti kratek vsebinski in administrativni pregled:
- Ali pogodba vsebuje vse obvezne sestavine po 31. členu ZDR-1?
- Ali so opis dela, delovni čas, kraj in plača usklajeni z dejanskimi pogoji zaposlitve?
- Ali obstaja zakonsko dopusten razlog, če se pogodba sklepa za določen čas?
- Ali so upoštevane zavezujoče kolektivne pogodbe in morebitni posebni predpisi?
- Ali sta pravilno urejena poskusno delo in morebitna posebna pogodbena določila?
- Ali sta načrtovani pravočasna izročitev pogodbe in prijava v obvezna socialna zavarovanja?
Pogodba o zaposlitvi je temeljni dokument delovnega razmerja, zato je pomembno, da ne ostane zgolj formalnost ob zaposlitvi. Jasno opredeljeni pogoji zmanjšujejo možnost nesporazumov in obema stranema omogočajo boljše razumevanje njunih pravic in obveznosti.
Pri zahtevnejših primerih, zlasti zaposlitvah za določen čas, delu v tujini, zaposlovanju tujcev in posebnih pogodbenih omejitvah, je pred podpisom smiseln tudi pravni pregled.
