Nekaj preverjenih napotkov za učinkovitejšo izrabo časa, ko delamo od doma ali pa v pisarni:
- Prevetrite svojo samoorganizacijo (upoštevajte organizacijske tipe).
- Naredite seznam vaših opravil. Opravljene zadeve odkljukajte.
- Navadite se za naloge določati roke in prioriteto. Glede na njihovo pomembnost in prioriteto določimo čas, ki ga imamo na voljo. Za branje in odgovarjanje na e-pošto si, recimo, določimo uro na dan in od tega ne odstopajmo.
- Za vsako opravilo poiščite najugodnejši čas, ko imate največ delovne energije, ko ste najbolj kreativni in ko se najlaže zberete. Izrabite jih in opravite v tem času čim več zadev. Večina ljudi ima največ energije na začetku delovnega dne, zato takrat opravite najpomembnejše in najbolj neprijetne zadeve.
- Skušajte se odvaditi odlagati neprijetna opravila. To, kar odlagate brez posebnega vzroka z danes na jutri, ste gotovo preložili že z včeraj na danes. Raje najprej opravite vsaj eno od manj prijetnih zadev. Kmalu boste občutili zadovoljstvo ob spoznanju, da ste »počistili« mizo.
- Bodite disciplinirani, bodite osredotočeni, vztrajajte in skušajte nalogo opraviti do konca.
- Uvedite rutino in ne odstopajte, če je le mogoče. Ko se pojavi kriza, boste veliko produktivnejši, če – kolikor je možno – sledite rutini.
- Prepričajte se, da so vaši sistemi urejeni. Namesto časa za iskanje po računalniku si vzemimo čas za organizacijo datotek.
- Jemljite čas kot nekaj dragocenega, zato ga zavestno izrabite. Bodite pozorni na vse, kar vam ga krade. Največji tatovi časa so internet, e-pošta, socialna omrežja, »nujne« in »neodložljive«, vendar manj pomembne zadeve, s katerimi nas zasipajo sodelavci, stranke itd. Bodite gospodar časa in si nekaj dni natančno zapisujte potek delovnega dne. Nato naredite analizo in izločite tatove časa.
- Uporabljajte »analogne« pripomočke za organizacijo časa, kot so namizni tedenski koledar, plutovinasta plošča na steni, rokovnik, ki ga vedno nosite s seboj, samolepilni lističi in označevalni flomastri, pa seveda novejši elektronski pripomočki, ki pa naj ne postanejo edini stik z nalogami in opomnik za njihovo izvedbo.
Suzi Asfour
