Poklic tajnica, kot je nekoč bil, danes ne obstaja več.
Zahteve sodobnega poslovnega okolja je botrovala izrazitemu razvoju tajniškega poklica. Tudi sam naziv se prav zaradi tega umika in daje prostor novim, ki veliko bolje izrazijo njegovo vlogo in pomen. Če je bila včasih naloga tajnice delati pretežno po navodilih nadrejenega in le za ožji krog ljudi, je današnji poslovni asistent osrednje stičišče v organizacije, skozi katerega tečejo vse informacijske, komunikacijske in organizacijske poti. Njegovo delovanje ima izjemno velik vpliv. Da je le-ta odličen in v skladu z interesi organizacije, v kateri dela, mora imeti razvite osebne karakteristike, nabor poklicnih kompetenc ter precej izkušenosti in izurjenosti. Pa si jih poglejmo!
Od poslovnega asistenta se pričakuje, da je:
- iskren
- pošten
- odgovoren
- odločen
- samoiniciativen
- samozavesten
- vztrajen
- potrpežljiv
- empatičen
- natančen
- prijazen
- učinkovit
- ciljno usmerjen
- sodelovalen
- ustvarjalen
- pozitiven
- redoljuben
- zanesljiv
- dinamičen
- prilagodljiv
- razgledan
- iznajdljiv
- takten
- lojalen
- osebno urejen
Kadar govorimo o osebnih lastnostih poslovnega asistenta teh lastnosti nikakor ne sme imeti:
- neiskrenost
- pozabljivost
- površnost
- lenobo
- pasivnost
- opravljivost
- samozadostnost
- omalovaževanje
- arogantnost
- nezanesljivost
- kriticizem
- svojeglavost
- nelojalnost
- neurejenost
Tajnica je kot poslovni asistent postal del vodilne ekipe. Da lahko kakovostno, učinkovito in samostojno opravlja svoje delo, potrebuje naslednje poklicne kompetence:
- strokovno znanje
- komunikacijske veščine
- organizacijske veščine
- vodstvene veščine
- čustveno inteligenco
ZNANJE
- široko poznavanje svoje stroke in organizacijo, v kateri dela
- računalniško pismenost,
- knjižni jezik s poznavanjem slovničnih in pravopisnih pravil
- tuje jezike: vsaj enega svetovnega tekoče, še bolje dva
- iz vzporednih funkcij kot so kadrovanje, pravo, knjigovodstvo, računovodstvo, financ, davkov, ekonomike, marketing, javnega nastopanja, zakonodaje …
KOMUNIKACIJSKE VEŠČINE
- topel in prijazen pristop k ljudem
- smisel za jasno in lepo ustno ter pisno izražanje
- zmožnost poslušanja in svetovanja
- zmožnost delati v timu
- zmožnost reševanja konfliktov
ORGANIZACIJSKE VEŠČINE
- samoorganizacija in dobra delovna tehnika
- usklajevanje in organiziranje dela
- vodenje in urejanje dokumentacije
- organizacija časa in postavljanje prioritet
- organiziranje in koordiniranje dogodkov
VODSTVENE VEŠČINE
- zmožnost samostojnega iskanje rešitev
- zmožnost sprejemanja odločitev
- zmožnost doseganja ciljev
- zmožnost voditi pisarno
- zmožnost voditi projekte
- zmožnost vplivati in voditi ljudi
ČUSTVENO INTELIGENCO
- poznavanje sebe in drugih
- zmožnost obvladovanja čustev in odzivov (asertivno vedenje)
- zmožnost prepoznavanja različnih karakterjev
- zmožnost delati z različnimi karakterji
Biti empatičen v odnosih, obenem pa odločen v aktivnostih, ki jih je treba narediti, je tista dodana vrednost, ki jo poslovni asistent pridobi s kilometrino.
Z izkušenostjo in izurjenostjo raste tudi njegova notranja sigurnost in intuicija, ki ga zanesljivo usmerjata in vodita skozi vsakdanje delovne izzive, ki jih v tej vlogi nikoli ne zmanjka. Kot vodja operativnega menedžmenta je v nenehnem komunikacijskem stiku z notranjimi in zunanjimi deležniki. Seveda vsi ljudje vsak trenutek komuniciramo, sporočamo svoja mnenja, izražamo svoj odnos do ljudi in stvari s telesno govorico ter čustvenimi odzivi, če se tega zavedamo ali ne. Le da je vpliv zaznavanja, vrednotenja in odzivanja ljudi, ki opravljajo funkcijo poslovne asistence bistveno večji, tako po številu oseb, ki jih zadeva, kot tudi po posledicah zanje. S svojo presojo in odzivom neposredno in posredno vpliva na poslovne odločitve, na odnose znotraj organizacije in na mnenje zunanjih deležnikov o njej. Njegova moč izvira iz tega, kako dela, ne v tem, kaj dela.
Poklic poslovni asistent je v tujini že precej časa izjemno uveljavljen in cenjen. Tudi v Sloveniji njegov ugled, prepoznavnost in vrednost v poslovnem svetu narašča. Iz nabora osebnih karakteristik, znanj in veščin, ki jih mora imeti, da obvladuje zahteve sedanjega časa in sodobnega menedžmenta, je jasno razbrati, da je poslovni asistent že svetlobna leta stran od okostenelih stereotipov, ki še zmeraj mečejo sence na tajniški oz. asistentski poklic, ki se ga neupravičeno drži sloves, da zna dobro skuhati le kavo.
Suzi Asfour
